2016年1月より施行されたマイナンバー法。
企業担当者は決められたルールに沿ってマイナンバーを取り合う必要がありますが、
「マイナンバー管理システムを導入したいけれど種類が多すぎて選べない…」
といったことでお悩みの方も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、徹底比較の上で厳選したおすすめのマイナンバー管理システムを5つ紹介します。
記事後半ではマイナンバー管理システムのメリットや選定ポイントも解説するので、マイナンバーの管理に悩んでいる企業担当者の方はぜひ参考にしてください。
【比較】おすすめのマイナンバー管理システム5選
おすすめのマイナンバー管理システムを全部で5つ紹介します。
料金プランやどんな企業に特におすすめかなど比較しながら解説するのでぜひ参考にしてください。
freeeマイナンバー管理
公式HP：freeeマイナンバー管理
- 無料から始められて、低コストで手軽に管理
- マイナンバーの収集から保管、利用、破棄までがクラウド上で完結
- 金融機関なみの通信・暗号化で万全のセキュリティ
freeeマイナンバー管理は、従業員数名の企業から、中小・中堅企業まで幅広く利用されているマイナンバー管理システムです。
「freee会計」や「freee人事労務」と連動して、源泉徴収票などの必要書類にマイナンバーが自動反映されるので効率化がはかれます。
金融機関並みの通信・暗号化でセキュリティ体制は万全。安全管理措置に則って大切な情報をしっかり守ることができます。
ミニマムプランなら、月額1,980円から（従業員追加：1人につき300円 ）という安価で利用開始できますよ。
その他基本情報
| 提供企業 | freee株式会社 |
| 料金プラン |
|
| 無料トライアル | あり |
| 特におすすめ | 数名規模からマイナンバーや勤怠管理を一括で行いたい企業 |
SmartHR
公式HP：SmartHR
- 使いやすいシンプルなUI設計で従業員側も書類や情報の提出がカンタン
- 初期導入費用もサポート費用も無料
- 従業員情報が更新され、常に最新の従業員データベースが作成
SmartHRは操作性に優れたUIが特徴のマイナンバー管理システムです。
せっかくマイナンバー管理システムを導入しても、システムの操作性が悪いと効率化がはかれません。
例えば、従業員から管理者に対して、使用方法に関する問い合わせが多数入ってしまうと対応に時間を取られてしまいますよね。
SmartHRは、管理担当者、従業員双方の使い勝手を緻密に計算して作られたシステムなのでこうした心配がありません。
また、従業員の職種によってはIT機器やシステムにあまり触れる機会がなく、システムの操作に明るくない場合もあります。
ITリテラシーに不安のある従業員を抱えている企業にもSmartHRは特におすすめです。
| 提供企業 | 株式会社SmartHR / SmartHR, Inc. |
| 料金プラン | 要問合せ ※プランと従業員数で変動 |
| 無料トライアル | あり |
| 特におすすめ | 管理担当者・従業員双方にとって操作性の高いシステムを探している企業 |
ジョブカン労務HR
公式HP：ジョブカン労務HR
- 導入実績が豊富
- 書類作成などに「自動機能」を搭載し、作業効率UP、時短を実現
- 労務担当者からのインタビューでのアップデート
シリーズ累計導入実績120,000社以上を誇るジョブカン労務HR。
「扶養控除等申告書の自動作成」、「社会保険の住所変更届の自動作成」など自動化・効率化に力を入れているサービスです。
会社と従業員に合わせてToDoリストを作成し、「どの書類をどこにいつまでに提出するか」案内してくれる機能もついていて作業効率をアップできます。
有名企業での導入実績も多数あり、労務担当者からのインタビューをもとにアップデートされているのも特徴。
導入実績が豊富でサポートも充実しているので、導入に対しての安心感を求める企業に特におすすめです。
| 提供企業 | 株式会社DONUTS |
| 料金プラン | ユーザー1名につき400円/月※500名以上要問合せ |
| 無料トライアル | あり（5名まで） |
| 特におすすめ | 導入実績が豊富なシステムを安心して活用したい企業 |
MoneyForwardクラウドマイナンバー
- インストラクターによる導入支援サービスではじめてでも安心
- マイナンバーや氏名は暗号化して厳重に管理するセキュティ体制
- 人工知能（AI）搭載で使えば使うほど賢くなる
テレビCMでも放映されている「MoneyForward」。
個人事業主や中小企業で多く採用されているマイナンバー管理システムです。
インストラクターによる導入支援サービスがあるので、はじめて導入する際も安心。
1度きりの取引先などに対して、オンライン上でマイナンバーと本人確認書類が収集できるワンタイムURL方式も実装されています。
セキュリティ対策を重視している企業に特におすすめです。
人工知能（AI）により、使うほど賢くなっていくのも特徴ですよ。
| 提供企業 | 株式会社マネーフォワード |
| 料金プラン |
|
| 無料トライアル | あり |
| 特におすすめ | セキュリティ対策を特に重視している企業 |
COMPANY
公式HP：COMPANY
- 大手企業向けシェアNo. 1
- 法改正、仕様変更や製品バージョンアップに関する追加費用不要
- 分科会の定期開催で顧客の要望をキャッチアップ
「COMPANY」は大手企業約1,200グループへの導入実績がある、大手企業向けシェアNo. 1のシステムです。
日本企業で必要な人事業務の機能を網羅しており、データが自動で共有されるため複数システムでのメンテナンスが不要です。
社員数の推移や離職率、タレントマネジメントの分析も可能です。
従業員が1,000名を超えると組織も複雑化し異動に対しての管理業務も増えてきますが、「COMPANY」なら楽に一元管理できますよ。
| 提供企業 | 株式会社Works Human Intelligence |
| 料金プラン | 要問合せ |
| 無料トライアル | 要問合せ |
| 特におすすめ | 従業員1,000名以上で人事周りの業務を網羅的に対応したい企業 |
マイナンバー管理システム：収集から廃棄まで一元管理
企業に義務付けられているマイナンバーの取り扱いは大きく以下の4つ。
- 収集
企業は社会保険の税金の手続きを行うために、従業員のマイナンバーを収集する必要があります。マイナンバーを収集する際は、利用目的を通知し、番号確認と身元確認を行わなければなりません。 - 利用
マイナンバーは、法律や条例で定められた社会保障、税、災害対策の手続きのみで利用することができます。 - 管理
マイナンバーを取り扱う際は、漏えい、滅失、毀損を防止するなど、マイナンバーの適切な管理が必要です。 - 廃棄
従業員の雇用が終了し、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、マイナンバーを適切な方法で廃棄または削除しなければなりません。
企業側は、従業員のマイナンバー管理にあたって法令に準拠した適切な安全管理措置をとる必要があります。
安全管理措置とは、例えば
- 収集の際に利用目的を明示する
- 管理の際にセキュリティを徹底する
- 廃棄の際は復元不可能にする
といったこと。マイナンバーの管理を手作業で行おうとすると、様々な場面で法令に準拠した取り扱いが必要になるため非常に手間がかかります。
しかしマイナンバー管理システムを利用すれば、マイナンバーの収集から廃棄まで法令に準拠して一元管理することができます。
そのため、現在多くの企業でマイナンバー管理システムが導入されています。
マイナンバー管理システムの導入メリット3つ
マイナンバーシステム管理を導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
メリットは主に3つです。
- マイナンバー管理の効率化
- セキュリティの強化
- 法令改正への対応がスムーズ
それぞれ解説します。
1.マイナンバー管理の効率化
マイナンバーの管理者は、収集から廃棄まで一連のプロセスを全て記録したり、利用目的を対象者に明示したりと、多くの作業が必要になります。
マイナンバー管理システムでは一連のプロセスをシステムで管理するため、作業の効率化がはかれます。
手作業でマイナンバーを管理している場合に起こりうる、記載漏れや書類紛失などのミスも少なくなるでしょう。
マイナンバーを管理する担当者が入れ替わった際の引き継ぎ対応も容易になりますよ。
また、従業員が退職する際には一定期間でマイナンバー情報を廃棄しなければなりませんが、マイナンバー管理システムによっては廃棄のタイミングで通知してくれるものもあり、ヒューマンエラーを防いでくれます。
さらに、従業員側も自身のスマホでマイナンバーカードを撮影してアップロードすれば良いので提出にかかる手間を省けます。
管理者と従業員の双方にとって効率化がはかれるマイナンバー管理システムは、社内の生産性向上につながる大きなメリットと言えます。
2.セキュリティの強化
マイナンバーを万一漏洩してしまった際には、企業イメージが低下し、取り引き先からの信用も失ってしまいます。
それだけでも企業にとっては大きな損失ですが、さらに厳しい罰則があります。
例えば、業務上知り得た個人情報を漏えい、盗用した場合には「3年以下の懲役」もしくは「150万円以下の罰金」が科せられます。
（参考：「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」第五十条）
法令に準拠したセキュリティ対策を人力で行おうとすると企業担当者にとって大きな負担となってしまいますが、マイナンバー管理システムを導入すれば安全管理措置対策を万全にとることができます。
例えば、ログの管理、ユーザー制御、暗号化など様々な角度からセキュリティ対策を強化できますよ。
3.法令改正への対応がスムーズ
マイナンバーは法令改正を繰り返してきました。
政府もマイナンバーの用途を広げたいため、今後も法令改正が予想されます。
しかしこれに伴って、企業担当者はマイナンバーの管理方法や入力方法をアップデートしなければなりません。
その場合、特に中小企業では人的リソースも知識も不足し、対応が後手になってしまうことも少なくありません。
しかし、マイナンバー管理システムを導入していれば、法令改正に合わせてシステムがアップデートされます。法令改正に頭を悩ませることが格段に減るのは大きなメリットです。
マイナンバー管理システム導入時の注意点2つ
マイナンバー管理システム導入時の注意点についても解説します。
あとで「失敗した」とならないように以下の2点に注意しましょう。
- セキュリティ対策
- 全体的なコストの把握
1.セキュリティ対策
マイナンバー管理システムの利用にあたっては、標的型攻撃、ウィルス、なりすましなど、目に見えない驚異へのセキュリティ対策が必要となります。
また、情報セキュリティの脅威は日々高度化しているため、対策へのアップデートが必須となってきます。
マイナンバー管理システム導入の際には、セキュリティ対策がしっかり取られているか事前に確認しましょう。
2.全体的なコストの把握
マイナンバー管理システムの導入にはコストがかかります。
コストは従業員規模などによって変わりますが、コストがかかるのはマイナンバー管理システム単体だけではないことにも注意が必要です。
例えば、他ツールとの連携やセキュリティ対策などにもコストがかかる可能性があります。
マイナンバー管理システム単体のコストは抑えられたが、他ツールとの連携やセキュリティ対策に思わぬコストがかかってしまったなどは避けたいですね。
自社の従業員規模、他ツールとの連携、セキュリティ対策、これらを総合的にみてコストが適切か判断しましょう。
マイナンバー管理システムの選定ポイント3つ
メリットと注意点をご理解いただいたうえで、どのようにマイナンバー管理システムを選定すればいいのかポイントを解説していきます。
具体的には、
- 従業員規模に合っているか
- ほかツールとの連携
- セキュリティ対策が万全か
といった3ポイントが大切です。順番に解説しますね。
1.従業員規模に合っているか
マイナンバー管理システムは、システムごとに管理できる従業員数（マイナンバー数）が異なってきます。
また、従業員数によってコストも変わってくるので、従業員数に適したシステムを選ぶことが大事です。
現在の従業員数はもちろんのこと、将来の従業員数まで想定できるとなお良いでしょう。
また、取引先のマイナンバーの管理をするケースが出てくることも。自社内でマイナンバーを管理する必要がある「範囲」を把握しておきましょう。
2.ほかツールとの連携
導入を検討しているマイナンバー管理システムが、自社で利用している給与計算ソフトや労務管理システムと連携できるかは事前に必ずチェックしておきましょう。
連携ができない場合は、CSVで出力して他のシステムにデータをエクスポートをする手間などが発生する可能性があります。
マイナンバー管理システムを提供している事業者に、どこまで連携ができるか問い合わせしておくと安心です。
その際、既存システムの種類やバージョンを事前に棚卸してしておくとスムーズですよ。
また、既存の会計システムや労務システムの入れ替えも、長い目で見ると効率化やコストカットに繋がる可能性があります。
マイナンバー管理システムの導入を機に、人事総務全体のシステムを幅広く検討してみても良いかもしれません。
3.セキュリティ対策が万全か
取り扱いひとつで罰則が科せられるほどのマイナンバー。
セキュリティ対策の充実度は慎重に確認しましょう。
ウイルス対策をチェックすることは多くても、管理者権限の設定方法、アクセスログ、データの暗号化などは見落としがちです。
セキュリティ対策が万全にされているかはもちろん、問い合わせ窓口やサポート対応も充実しているか確認すると、より安心でしょう。
まとめ：安心安全にマイナンバーを管理しよう
マイナンバー制度のおかげで、従業員に関する社会保険・税の手続きが簡素化され企業は多くのメリットを享受できました。
一方で、マイナンバーの安全管理措置を怠ってしまうことによる社会的信用の低下や罰則、法令改正に対しての管理者の対応など、企業としての責任も果たさなければなりません。
マイナンバー管理システムを導入すれば、安心安全にマイナンバーを取り扱うことができます。
本記事を参考に自社に合ったマイナンバー管理システムを導入してくださいね！
