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【比較】会議室予約システムおすすめ7選!メリットや選び方も徹底解説

おすすめを徹底比較 会議室予約システム

会議室の予約管理に日々悩んでいる企業は多いのではないでしょうか?

「会議室の予約がダブルブッキングして取引企業に迷惑をかけてしまった…」
「カラ予約が多発し会議室の稼働率が悪い…」
「会議室の予約をExcelで管理しているが誤操作で他の人の予約を削除するミスが発生…」

といった問題が発生しているなら、会議室予約システムの導入がおすすめです。

本記事では、creive編集部で厳選したおすすめの会議室予約システムを全部で7つ紹介します

有料・無料に分けて、各特徴を比較しながら分かりやすく解説するので、会議室の運営に悩んでいる方はぜひ参考にしてくださいね。

記事後半では会議室予約システムの機能や導入メリット、失敗しない選び方のポイントも紹介するので合わせてご覧ください。

【比較】有料のおすすめ会議室予約システム5選

【比較】有料のおすすめ会議室予約システムおすすめの会議室予約システムを、有料5選、無料2選に分けて全部で7つご紹介します。

機能や料金など各特徴を比較しながら紹介するので、ぜひ自社に合った会議室予約システム選びの参考にしてくださいね。

まずは、有料のおすすめ会議室予約システムを5つ紹介します。

SmartRooms

公式HP:SmartRooms

おすすめポイント
  • グループウェアとの連携ができる
  • 自動キャンセル予約でカラ予約を防止
  • 部屋端末を利用すればリアルタイムで会議室の使用状況が把握可能

SmartRoomsは、サイボウズやMicrosoft365などの主要グループウェアと連携できる会議室予約システムです。

普段使っている予定表と関連づけてスムーズな会議室予約が可能です。

会議室前に設置された端末とシステムが連動しているので、リアルタイムで会議室の状況を把握できます。
予定時刻前に会議室の利用が終了した場合なども、端末の簡単操作で別の新しい予約が入れられ便利に活用できますよ。

「自動キャンセル機能」も搭載。一定時間経過後に入室の記録がない場合、予約が自動でキャンセルされます。

これにより会議室のカラ予約を防げ、会議室の稼働率を高めることができます。

SmartRoomsの口コミ

以前は、キャンセルや会議が終了して空室になっていたとしても状況が不明だったのですが、「今すぐ利用」機能と「退出」機能により空室の即時利用が可能になりました。

また、会議の名称や参加者の名前が部屋前端末にわかりやすく表示されるので、会議の開始時間に遅れてしまった人も迷わず会議室に入室できると好評です。

引用:導入事例(味の素株式会社)

その他基本情報


提供企業 株式会社内田洋行
料金プラン 要問合せ
無料トライアル 要問合せ
主な機能
  • リアルタイム連動
    グループウェアと部屋端末がリアルタイム連携しており会議室の利用状況がすぐに確認できる
  • 自動キャンセル機能
    一定時間入室の記録がない場合に予約が自動キャンセルされる
  • 今すぐ利用
    今すぐ会議室を利用する際、部屋端末でも予約が可能
  • 終了アラーム
    会議の終了時刻前にアラーム通知
  • 英語モード
    日本語と英語に対応
おすすめユーザー層
  • 外国人従業員がいる企業
  • 会議室のカラ予約に悩んでいる企業

ROOM CONCIER

公式HP:ROOM CONCIER

おすすめポイント
  • 人感センサーで会議室の入退室を自動判別
  • 会議室の利用実績をデータ化し、効率的な会議室運用が実現
  • 部屋端末からでも会議室の予約が可能

ROOM CONCIERは、人感センサーによって会議室の入室・退出を自動で判別できる会議室予約システムです。

入退室の際にいちいち操作する手間がなく便利に活用できます。

部屋端末を利用すれば会議室をすぐに予約できるため、突然の来客にもすばやく対応可能。

会議中に利用時間を延長したい場合もその場で簡単に延長申請できます。すでに次の予約が入っている場合には、空いている会議室を探して教えてくれますよ。

その他基本情報


提供企業 株式会社ユビテック
料金プラン 要問合せ
無料トライアル 要問合せ
主な機能
  • 人感センサー連携
    人感センサーで会議室の入退出を判別
  • 自動キャンセル機能
  • 会議終了前アラーム機能
    会議終了前に終了時刻が近づいていることをお知らせ
  • 会議室利用実績のレポート表示
    効率的な会議室運用をサポート
おすすめユーザー層
  • 効率的な会議室の運用を行いたい企業
  • 入退出の手続きをできる限り省略したい企業

ACALL MEETING

公式HP:ACALL MEETING

おすすめポイント
  • 社内会議室だけでなくオープンスペースでも予約機能を使える
  • 会議室の利用実績を分析し、快適な会議室の運用が実現可能
  • スマホアプリで、手軽に会議室の予約ができる

ACALL MEETINGは、シェアオフィス、カフェなどのオープンスペースも社内会議室と同様に予約できるのが特徴の会議室予約システム。

PC・スマートフォン・外部カレンダーツールから会議室やワークスペースの予約が可能。
スマホアプリを活用すれば、ワンタイムQRコードを部屋端末に読み取らせることで安全に入退出の認証ができます。

自動キャンセル機能はもちろん、カラ予約が多い会議室、会議室の予約が集中する時期などをデータ化して分析できるので、効率的な会議室運用につなげられます。

ACALL MEETINGの口コミ

来訪者の通知は対応者へ直接届くようになったことはもちろん、受付のボタン設定を活用して、来訪者の種別ごとに通知先を変えることでスムーズな運用ができています。

郵便や配達などの業者の方が受付をされたら受付担当者へ通知が届く…といったようなかたちです。

また、弊社はアポイントなしのお客様には基本的に応対を行っていません。

アポイントなしの方への対応についても、ACALLの「メッセージ機能」を使うことで、誰も直接応答することなく、受付画面を通じて「応対を行なっていない」旨をお伝えできるようになりました。

引用:導入事例(スマートニュース株式会社)

その他基本情報


提供企業 ACALL株式会社
料金プラン 要問合せ
無料トライアル 要問合せ
主な機能
  • タイムキーパー
    経過時間・残り時間・現在時間を表示
  • 自動キャンセル機能
  • アジェンダ表示
    予約時にアジェンダの設定が可能
    会議中は設定したアジェンダがチェック項目で表示
  • 呈茶
    会議に出席していない社員にドリンクオーダーを通知
  • 会議の延長
    予約に空きがあれば、延長予約がその場で可能
おすすめユーザー層 シェアオフィスやカフェなど社外の会議室も利用したい企業

touch-mee

公式HP:touch-mee

おすすめポイント
  • スマートフォン、ICカード、PCの3つのチェックイン方法を用意
  • 設置工事をせずに導入できる
  • 初期費用0円で従量課金制の明確な料金プラン

touch-meeは使い方が非常に簡単な会議室予約システム。

予約管理したい場所にNFC(※)シートを置くだけでOKで、設置工事も必要ありません。

NFCシートは会議室だけでなくフリースペースや個室ブースなどにも設置可能なので利用の幅が広がりますよ。

※NFC:近距離無線通信のこと。端末をかざすだけで周辺機器と通信ができる技術で、スマホ決済に利用されている。

touch-meeの口コミ

スマホで空いている会議室を検索してそのまま予約できたり、延長予約もできたりする点はとても便利に感じています。

それから、touch-meeの利用履歴のレポーティング機能がとても便利です。各会議室の利用頻度、チェックアウト時間などを集計して分析することで、会議室が効率的に利用されるように促すことができます。

引用:お客様の声(株式会社東急エージェンシー)

その他基本情報


提供企業 株式会社ISID-AO
料金プラン
  • 初期費用:0円
  • 月額基本料金:3,500円/1室
    (オプション追加料金月額:1,300円/1室)
無料トライアル 〇(30日間)
主な機能
  • 自動キャンセル機能
    予約開始後利用されていない会議室を自動でキャンセル
  • 会議終了時間のお知らせ
    終了予定時刻前に終了時間を通知
  • 利用延長
    スマホから簡単に利用延長が可能
  • 利用履歴を記録
    NFCシートにタッチされた利用開始・終了を記録
    会議室の利用状況をCSV形式で出力
おすすめユーザー層
  • 費用を抑え手軽に導入したい企業
  • 個室ブースなどのフリースペースも予約管理したい企業

ZENO

公式HP:ZENO

おすすめポイント
  • GoogleやOutlookカレンダーなどの外部機能と連携可能
  • カレンダーと同様の見やすい画面
  • 会議室予約システム導入のコストが低い

ZENOはカレンダーと同様の見た目になっており、会議室の利用状況を把握しすいのが特徴の会議室予約システムです。

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどの外部機能との連携も可能。

初期費用0円、月額1人あたり500円から利用でき、設置工事も不要なので手軽に導入可能です。

ZENOの口コミ

もともとスケジュール管理は、Googleカレンダーを使っていたのですが、
ZENOに登録した予約情報もGoogleカレンダーとシームレスに連携されることでスケジュール管理はGoogleカレンダーに集約できたことは日々の業務効率を考えても良かったと思います。

新しいツールを導入する際は「手間が増える」というネガティブな意見も多く寄せられるのですがこうした特徴もあってか、ZENO会議室予約についてはそういった声が少なかったように思います。

引用:導入事例

その他基本情報


提供企業 株式会社デザインワン・ジャパン
料金プラン 初期費用:0円
月額:500円/人
無料トライアル
主な機能
  • 予約状況確認
    カレンダーのような見た目で予約状況が一目で確認できる
  • コピー・繰り返し予約機能
    定例MTGなど繰り返し行われる会議登録の負担を軽減
  • 参加者への招待機能
    会議室予約時に参加者を招待できる
  • 集計・分析機能
    会議室の利用時間を集計・分析し効率的な会議室の運用に生かす
おすすめユーザー層
  • シンプルで操作性の高いシステムを使いたい企業
  • 導入時のコストを抑えたい企業

【比較】無料のおすすめ会議室予約システム2選

【比較】有料のおすすめ会議室予約システム続いては、無料で使える おすすめの会議室予約システムを2つご紹介します。

有料の会議室予約システムは様々な機能が備わっていますが、予約管理だけを利用したい企業は無料のシステムでも十分効果が期待できます。

会議室予約システムを手軽に試してみたい方は、ぜひ参考にしてください。

りざぶ郎

公式HP:りざぶ郎

おすすめポイント
  • 完全無料で会議室予約管理機能が利用できる
  • ユーザー登録が不要で手軽に導入できる
  • クラウドで利用可能

りざぶ郎は、完全無料で利用できるクラウド型の会議室予約システムです。

ホワイトボードのような画面設計で、ドラックアンドドロップで操作が可能。
PCの操作が苦手な方でもすぐに使いこなせるのが特徴です。

りざぶ郎の口コミ

りざぶ郎は、11月より弊社のスケジュール管理として利用しております。

難しい設定やインストール無しで導入できるのが強みで使う方も、ブラウザ起動で、簡単な操作で予定を入れる事ができる為、PCに詳しくない人でも簡単な説明で利用できました。

引用:利用者の声(卸売業)

その他基本情報


提供企業 ルミックス・インターナショナル株式会社
料金プラン 0円
主な機能 予約管理機能
おすすめユーザー層 PC操作に慣れていない社員でも使いこなせる会議室予約システムを求めている企業

SuperSaaS

SuperSaaSトップ

公式HP:SuperSaaS

おすすめポイント
  • 外国語に対応しているため外国人従業員でも利用可能
  • 国際的な情報保護ポリシーがありセキュリティ面も安心
  • 無料版で物足りない場合は有料版に移行できる

SuperSaaSは世界19万を超える企業で利用されている、完全セルフ型の会議室予約システムです。

対応言語は33言語で、様々な国の従業員が在籍している企業でも安心して導入できます。

インターネットがつながる環境であれば、どこからでも予約が可能。

スケジュールのデザインやロゴは自社に合わせてカスタマイズが可能です。

その他基本情報


提供企業 SuperSaaS B.V.
料金プラン 無料
※無料版は非商用の場合のみ。有料版は月額750円~利用可能
主な機能
  • 予約管理機能
  • リマインダー機能
おすすめユーザー層 多言語対応で低コストの予約管理システムを導入したい企業

会議室予約システムの主な機能

会議室予約システムとは会議室の予約をシステムで管理し、効率的な会議室の運営が行える会議室予約システム

会議室予約システムの主な機能は以下の通りです。

【会議室予約システムの主な機能】

  • 会議室の予約/変更/延長機能
  • 利用状況の確認
  • 自動キャンセル機能
  • 終了時刻前通知機能
  • 会議室利用実績のレポート出力

会議室予約システムを利用すれば、会議室の予約はもちろん、自動キャンセル機能、会議室の利用実績のレポート出力機能などを利用し会議室を効率的に運用することができます。

システムによって用意されている機能がそれぞれ異なるため、自社に必要な機能が備わった会議室予約システムを導入することが大切です。

例えば、「カラ予約 (予約があったのに使われないこと)」が課題なら「自動キャンセル機能」が付いているシステムを選ぶと解決につながるでしょう。

会議室予約システム導入のメリット4つ

会議室予約システム導入のメリット会議室予約システム導入のメリットは主に4つあります。

  1. カラ予約の削減
  2. 利用状況の確認が容易
  3. 会議室の稼働率が向上
  4. ダブルブッキングの削減

各メリットについて詳しく説明しますね。

1.カラ予約の削減

多くの室予約システムには「自動キャンセル機能」がついています。

この機能によって、利用開始時刻が過ぎても会議室の利用がスタートしなかった場合、予約が自動でキャンセルされるのでカラ予約が削減できます。

自動キャンセルされた会議室はリアルタイムで把握できるため、空いた会議室に別の予約が入りやすくなります。

2.利用状況の確認が容易

利用者はPCやスマホなどから簡単に会議室の利用状況を確認することができます。
外出が多い営業の方でも、いつでも会議室の予約ができるのもメリットの1つです。

3.会議室の稼働率向上

会議室予約システムでは、会議の利用実績やカラ予約の多い社員、会議室の利用が多くなる時期まで分析できます。

カラ予約が多い社員へは注意喚起、会議室の利用が多い時期はフリースペースの活用を促すなど事前に対策を講じることが可能となり、会議室の効率的な運用が実現できます。

4.ダブルブッキングの削減

会議室予約システムでは、既に予約が入っている会議室の予約は取れないのでダブルブッキングの防止につながります。

またOutlookスケジュールやGoogleカレンダーなどと外部連携を行えば、スケジュールにも反映されるため予約時間の間違いも減らせます。

会議室予約システムの失敗しない選び方 2ポイント

会議室予約システムを選ぶポイント会議室予約システムの選定ポイントは主に2つあります。

  1. 費用対効果が見込めるか
  2. グループウェア連携

それぞれ詳しく説明しますね。

1.費用対効果が見込めるか

システムによっては会議室予約以外にも様々な機能が備わっており、コストが高いものもあります。

事前に会議室予約システムで実現したいことを明確にし、必要最低限の機能が備わっているシステムを選ぶと良い
でしょう。

また、無料トライアルを提供しているシステムもあるので、実際に使ってみて自社に馴染むか検討するのも良いでしょう。

2.グループウェア連携

自社利用しているグループウェアがあれば、連携できるシステムを選んだ方がメリットが大きくなります。

グループウェア連携ができれば、会議室予約システムで予約したスケジュールが自動でカレンダーに反映され効率化につながります。

まとめ

会議室予約システムを導入すると、カラ予約の削減、リアルタイムでの利用状況の確認、会議室運用の効率化、ダブルブッキングの削減などメリットがたくさんあります。

会議室予約システムは、会議の予約管理だけでなく、自動キャンセル機能や会議終了前の通知機能など便利な機能も豊富。

会議室利用実績のレポート出力機能を使えば生産性向上にもつながります。

ぜひ本記事を参考にして、自社に最適な会議室予約システムを導入してくださいね。