【比較】電子契約システムのおすすめ12選!契約から管理までを効率化しよう

電子契約システムとは、契約書をWeb上で行い、契約業務を効率化できるシステムです。

同時に、契約書の管理の手間や経費も多く削減できるので、ぜひ活用して契約業務を効率化させたいですよね。

しかし「電子契約システムが多くてどれが自社に適しているかわからない!」と思っていませんか?

そこで今回は、そんな疑問を解消するため「電子契約システムのおすすめ」やメリット・注意点について徹底的に比較をし紹介・解説をします!

詳しくまとめたので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

1位:Agree

GMOが運営、人気・セキュリティ・シェア共にNo.1
電子認証局と連携し契約の有効性も十分。
無料で試すことができる

2位:CloudSign

弁護士が監修して開発。
訴訟サポート付き

3位:NINJA SIGN

有料プランが最安値・使いやすさが魅力

電子契約システムとは

電子契約システムとは、見積もりや契約書の提出から注文履歴の管理をクラウド上で行えるシステムです。

電子契約サービスの機能としては、ペーパーレスで見積もりから契約アフターフォローまでできること。

ほかにも、クラウド上での契約情報の確認や検索もできます。

また、ペーパーレスのメリットとして収入印紙や郵送料が不要な点も挙げられます。

つまり、電子契約システムとは契約を簡略化し、必要経費の削減にもつながるシステムとも言えるでしょう。

通常の紙媒体の契約書の場合は直筆の署名と押印が必要ですが、電子契約は電子署名という方法。

電子署名に添付されている電子証明書によって、署名者本人による作成であることと電子文書の改ざんがされていないことの証明になります。

ほかにも多くの機能があり、安心かつスピーディーに契約が行えるシステムなのです。

電子契約の証拠力は法律で証明されている

民事訴訟法第228条

1 文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。
4 私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。

民事訴訟法

電子署名法第3条

電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの・・・は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名・・・が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

電子署名及び認証業務に関する法律

以上の法律からも電子契約の証拠力は法律で証明されています。

紙契約と電子契約の違い

紙契約と電子契約には、紙と電子上で契約する以外にも違いがあります。

紙の契約書 電子契約
形式 紙の書面 電子データ(PDF)
押印 印鑑と印影 電子署名または電子サイン
本人性の担保 印鑑証明書 電子証明書
完全性の担保(改ざん防止) 契印・割印 タイムスタンプ
送付 郵送 or 持参 インターネット通信
保管 書棚 サーバー
印紙 必要 不要

電子契約になると簡単に改ざんをできてしまうと思われがちですが、電子サイン上の捺印にくわえ、「タイムスタンプ」と呼ばれる、電子データ上の時刻証明書をあわせて証明しているので、

サイン+時間

と2重で契約の証明ができるようになっています。

電子契約システムを選ぶ時のポイント

電子契約システムを選ぶときのポイントは以下の3つです。

  • 契約状況のステータス管理が可能か
  • テンプレート機能があるか
  • 既存業務との適合性があるか

ひとつずつ詳しく解説していきます。

契約状況のステータス管理が可能か

ステータス管理機能とは、該当する契約書がどのプロセスで進んでいるかを把握できる機能です。

主に以下のような項目に分かれています。

  • 承認の申請中
  • 取引先に送付済み
  • 契約期間中
  • 契約満了

電子契約システムによって多少の違いはあれ、次に誰がどんなアクションをすればいいのかが一目で把握できるようになっています。

このようにプロセスを把握できることで、契約の締結漏れの防止や、所在が明確になるといったメリットがあります。

テンプレート機能があるか

テンプレート機能は、用意や作成した契約書のテンプレート保存を行い、必要に応じて活用できる機能のこと。

このテンプレートを活用すれば、契約書を作成にかかる時間を短縮可能で、契約内容の漏れや抜けの防止にもつながります。

既存業務との適合性があるか

既存業務との適合性があるかは非常に重要です。

電子契約サービスの内容や機能はさまざまで、企業向けのもの個人事業主との取引に対応している融資取引に特化しているなど多種多様。

そのため、電子契約サービスの導入先部署や、自社の業務との適合性を考えて検討していく必要があります。

必ず使いたい電子契約システムのおすすめ3選

電子契約システムには様々なサービスが乱立していますが、おすすめは以下の3つ。

ここから選べば間違いありません。

1位:Agree

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有料プランが最安値・使いやすさが魅力

Agree:GMOが運営、人気・セキュリティ共にNo.1

公式サイト:https://www.gmo-agree.com/

GMOagreeの特徴とメリット

GMOagreeは、ITインフラ事業者20年の実績を持つGMOが提供している電子契約システムです。

創業から20年以上に渡り、11万社を超える企業のITインフラを支えてきたGMOならではの安全な運用体制が特徴。

別会社で国外向けの電子認証事業を行っておりそのノウハウや実績を含め開発されました。

契約印タイプ(電子署名)と実印タイプ(身元確認済み高度電子署名)2種類の契約タイプに対応しているので手軽さ・契約の正確性どちらも重視することが可能です。

Agreeは管理機能が充実しており、探しやすさを重視した検索機能を搭載しています。

キーワード検索に加え、契約情報や金額の範囲指定など、状況に応じた検索条件に対応しています。

さらに、一覧出力やユーザー毎の閲覧制限といった、契約書管理に必要な機能を網羅していることが特徴です。

また、電子帳簿保存法(第10条)の要件を満たしており、国税関係書類も電子データのまま保存することが可能。

さらに、利用中の基幹システムやCRMシステムとの連携も可能で、契約に関する一連のプロセスをスムーズに行うこともできます。

Agreeの料金

Agreeの料金プランは以下の通りです。

金額は税抜価格です。

お試しフリー 契約印&実印プラン
月額固定費 0円 8,800円
契約印タイプ(電子署名) 月10文書まで無料 100円
実印タイプ(身元確認済み高度電子署名) 300円
電子証明書(年間 /1枚) 0円(2枚目からは8,000円)
ユーザー数 1 無制限
送信件数 月10文書まで 無制限

お試しフリープランでは月10文書まで無料で利用することができます。

契約印&実印プランでは。1文書につき「電子署名」は100円、より証明性の高い契約を行う「高度身元確認済み高度電子署名」を300円で利用することができます。

証明書を発行する電子証明書も年間1枚無料で発行をすることが可能。

お試しフリープランは無料で登録することができるのでまずは無料登録をして使い心地を確認してみましょう。

Agreeの口コミ

システム連携によって、約2000人分の契約書が一度に作成され、トレーナーの皆さんのパソコンや携帯電話に送信され、契約がワンストップで完了するようになりました。これまで契約締結まで、2~3週間かかっていたものが、早ければ1日で完了することに。毎年、契約時期は2~3時間の残業が当たり前でしたが、それがなくなりました。

引用:https://www.gmo-agree.com/

関連記事:GMO電子印鑑Agreeの口コミ・評判を徹底調査【特徴・利用料金も紹介】

CloudSign(クラウドサイン):弁護士が監修して開発。訴訟サポート付き

公式サイト:https://www.cloudsign.jp/

CloudSign(クラウドサイン)の特徴とメリット

CloudSign(クラウドサイン)は、日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービスです。

弁護士監修と言うこともあるので、契約に効力を発揮場合に強い権力を発揮します。

もしもの際の訴訟サポートもついており、安心です。

電子契約を導入している企業の約80%がCloudSign(クラウドサイン)を導入している実績があります。

契約の締結も非常に簡単で、契約書の準備取引先への確認・依頼・取引先による押印の3ステップで終了。

たったこれだけで、面倒な契約作業を完了できます。

このように、全てクラウド上で完結できるので、従来なら数日かかっていたような契約作業もわずか数10分で終了可能。

また、クラウドサインで集結した契約書は全て原本なので、原本保全の確実性が高まりコンプライアンス強化にもつながります。

もちろんセキュリティも万全で、暗号化通信やファイルの暗号化もしており、改ざんや第三者によるデータの読み取りを防止しています。

CloudSign(クラウドサイン)の料金

CloudSign(クラウドサイン)の料金プランは以下の通りです。

全てのプランでユーザー数と送信件数は無制限となっており、無料お試しも可能です。

プラン名 月額 送信件数ごとの費用 備考
Standard 10,000円 200円 全ての基礎機能を搭載
Standardplus 20,000円 200円 Standard+インポート機能
Business 100,000円 200円 高度なリスク管理機能を搭載

CloudSign(クラウドサイン)の口コミ

今回の購買モールの立ち上げ時期に合わせてスピーディーに導入できた点がとても良かったです。通常、システムを企業で導入する際は非常にリードタイムがかかり苦労するのと、取引先に説明をする手間もかかることを考えると、今回のクラウドサインは非常に短期間で導入できたと思います。

引用:https://www.cloudsign.jp/

NINJA SIGN(ニンジャサイン):有料プランが最安値・使いやすさが魅力

公式サイト:https://ninja-sign.com/

NINJA SIGN(ニンジャサイン)の特徴とメリット

ニンジャサインは安さと使いやすさが魅力の電子契約サービスです。

有料プランは4,980円と電子契約サービスの中では最安値となっています。

また使いやすさを重視して、メールで電子契約を行うことができるようになっており、Googleドキュメント上で、テンプレートや草案を編集することができます。

契約書を送るのに料金がが掛からないので、いくら送っても料金は一律となっているので契約をすればするほどお得に利用することができます。

ただし、弁護士監修などではないので契約の正確性を重視するような大企業には向かない傾向にあります。

スピード感とコスパを意識する中小企業向けです。

NINJA SIGN(ニンジャサイン)の料金

NINJA SIGN(ニンジャサイン)の料金プランは以下の通りです。

月額料金は4,980円〜となっており、業界最安値となっています。送信件数ごとにお金は掛からないので使うほどお得に利用することができます。

プラン名 月額 送信件数ごとの費用 備考
Free 0円 0円 月5通まで無料、テンプレート登録3件まで
Light 4,980円 0円 1アカウントのみ
Light+ 19,800円 0円 6アカウントまで
Pro 要お問い合わせ 0円 様々な特典あり

ただしアカウントの登録数に制限があるため注意が必要です。

NINJA SIGN(ニンジャサイン)の口コミ

導入のきっかけはコロナウイルスが要因です。緊急事態宣言の発令によって、弊社・お客様の両方がリモートワークとなったため、郵送やファックスで行っていた申込書や契約書の回収が難しくなりました。新卒採用は年単位でのスケジュールを立て実行するので、スピード感をもって取り組むことが重要であるのですが、お互いオフィスへの出社がなくなったため、押印や郵送業務を行うことができず契約の締結に2,3週間の時間を要するようになりました。コロナの終息は長引くだろうという予想でもあったので、契約業務を紙から電子に切り替える決断を行いました。

引用::https://media.ninja-sign.com/

その他の電子契約システムを比較

ではその他の電子契約システムをご紹介します。

Holmes

公式サイト:https://www.holmescloud.com/index.html

Holmesの特徴とメリット

Holmesは、交渉内容や契約条件注意点など、取得した情報を手軽に関係者と共有できる電子契約システムです。

適切なテンプレートを選択するだけで、契約書の作成が可能。

さらに、今まで自社で使ってきた契約書の雛形もテンプレートとして登録できます。

使い慣れた契約書の登録によって、ミスが起きない仕組みから流れるような契約書作成を実現しています。

また、非常に機能の追加やアップデートが盛んで、毎月何かしらが追加改善されています。

気になるセキュリティも、強固で暗号化はもちろん、IPアドレス制限やパスワードの強度設定も行える電子契約システムとなっています。

Holmesの料金

Holmesの料金プランは以下の通りです。

価格は税別表示となっています。

プラン名 1アカウント月額 備考
Minimum 5,180円 部署を跨いだ契約オペレーションがあまりない企業様向けのプランです。
Standard 8,180円 ContractCloudとProjectCloudがセットになっているプラン
Enterprise 要問合せ 要問合せ

Holmesの口コミ

Holmesを導入したことにより、メールに申込手続きのURLをコピペしお送りするだけなので弊社側の手間がまず減りました。また、お客様も使いやすい!とおっしゃってくださり、申込みは、その日のうちに行ってもらえるようになりました。それにより、営業の売上受注状況がタイムリーに把握でき、より適切にマネージメントが可能になりました。

引用:https://www.holmescloud.com

DocuSign

公式サイト:https://www.docusign.jp/

DocuSignの特徴とメリット

DocuSignは、ペーパーレス化やコスト削減はもちろん、企業向けのモバイル機能を提供しています。このモバイル機能は、あらゆるデバイスに最適化され使いやすく、完全にデジタル化された電子署名機能を提供しています。

これにより、どこからでも効率的な契約が可能になり、いつでも契約の進行状況を可視化して把握することができます。

さらに、あらゆるニーズを満たす使い方も可能になっており、あらゆるタイプのファイルと文書に記入署名返送を実現。

たとえば、許可証や不動産契約書保険の支払申請書などにも利用できます。

また、付箋機能により記入する場所や情報を、追加する場所を署名者に正しく示すことができるのも大きな特徴です。

DocuSignの料金

DocuSignは個別見積もりとなっているため、詳細は問い合わせが必要です。

DocuSignの口コミ

DocuSignの口コミは見つかりませんでしたが、業務改革プロジェクトの一環で導入している企業も多く、導入企業からは好評のサービスです。

BtoBプラットフォーム契約書

公式サイト:https://www.infomart.co.jp/contract/index.asp

BtoBプラットフォーム契約書の特徴とメリット

BtoBプラットフォーム契約書は、見積もりから契約受発注請求までの全ての帳票類を電子データ化できます。

一つのIDと画面で管理できるのは、BtoBプラットフォーム契約書だけ。導入実績も30万社以上の導入実績があり、電子契約システムとしては非常に使いやすいシステムになっています。

さらに、押印機能はもちろんのこと、差し戻し機能を搭載。

差し戻し機能には、受領側からのコメントの挿入ができる機能もついています。

加えて、契約書文書からの文字検索や管理者側の権限質問・機能アラート機能など、電子契約システムに欲しかったさまざまな機能がついていることも特徴です。

BtoBプラットフォーム契約書の料金

BtoBプラットフォーム契約書の料金プランは以下の通りです。

プラン名 初期費用 月額 備考
フリープラン 無料 無料 フリープラン同士の契約書発行は月5件まで
シルバープラン 300,000円 10,000円 電子契約のみ利用したい方におすすめ
ゴールドプラン 無料 30,000円 電子契約と電子保管を利用したい方におすすめ

BtoBプラットフォーム契約書の口コミ

一連の締結業務がパソコン上で完結する電子契約のため、書類のやりとりが一切なくなったことに大きな効果を感じます。大量の印刷・発送作業は、もうありませんし、返送状況も画面上で確認できます。トレイから溢れていた返送の郵便物もほとんどないので、取りにいくのを忘れるほどです。

引用:https://www.infomart.co.jp/

かんたん電子契約

公式サイト:https://www.seiko-cybertime.jp/product/easy_contract/

かんたん電子契約の特徴とメリット

かんたん電子契約は、自動化ツールを搭載した電子契約システムです。

自動化ツールによって、契約に関わる文書の配布を自動化できます。

これにより、担当者の負担なく大量の契約書の処理を簡略化することも。

証明情報の確認も簡単で、AdobeReaderでPDFを開くだけ。

PAdES方式によって、PDFを開くだけで多言語対応のAdobeReaderが自動認証してくれます。国内はもちろん、海外であっても必要な時に必要な証明情報が手軽に確認できる電子契約システムなのです。

かんたん電子契約の料金

かんたん電子契約は個別見積もりとなるため、詳細は問い合わせが必要です。

かんたん電子契約の口コミ

今回は電子契約書自体をセキュアな環境にあるクラウドサービスに預ける方法を選択しました。契約書が紙であったとしたら、それを倉庫などに保管するためのコストが発生します。それをセイコーソリューションズの電子契約ソリューションの一環として、クラウド上に保管してもらいます。

SIPS-BOX+Sign

公式サイト:https://www.ktk-sol.co.jp/service/license/spis_box/spis-boxsign-mega

SIPS-BOX+Signの特徴とメリット

SIPS-BOX+Signは、フィッシング対策やビジネスメール詐欺対策に特化した電子契約システムです。

ゲートウェイ型の電子署名付与サーバーを既存メール環境に構築し、自動的に電子署名を付与したメールを送信。信頼性の高いメールを自動的に送信することができます。

また、従来ではクライアント端末ごとに必要だった電子証明書の管理も、一括登録更新管理機能によって解決。

ヒューマンエラーの防止を可能にしています。

さらに、自社ドメインや携帯電話向けのメールアドレスに、電子署名をつけずにメールを発信できる電子署名フィルタリング機能も搭載。

メールサポートも丁寧と好評でさまざまな企業に活用できる電子契約システムとなっています。

SIPS-BOX+Signの料金

SIPS-BOX+Signは個別見積もりとなるため、詳細は問い合わせが必要です。

詳細は不明ですが、無料トライアル期間があります。

SIPS-BOX+Signの口コミ

SIPS-BOX+Signの口コミは見つかりませんでしたが、導入企業からは丁寧なメールサポート好評なサービスです。

Meeepa

公式サイト:https://www.tdc.co.jp/solutions/service/cloud/meeepa/outline/

Meeepaの特徴とメリット

Meeepaは、IT企業向けEDIシステムとして約2000社の利用実績のあるBP-LINKSのクラウド版システムです。クラウドサービスでの提供なので、バージョンアップと言った導入後の追加作業は不要。

自社だけではなく取引先とのデータの電子化もでき、業務プロセスの透明化と購買業務の統制化を実現しています。

スマートフォンやタブレットにも対応しており、いつでもどこでも入力が可能です

また、派遣法にも対応しており、書面の交付義務違反の防止にも有効。

効率的な契約書の作成と、コンプライアンス強化を十分に実現できる電子契約システムです。

Meeepaの料金

Meeepaは個別見積もりとなるため、詳細は問い合わせが必要です。

Meeepaの口コミ

Meeepaの口コミは見つかりませんでしたが、大手TDCソフト株式会社の提供による安定したサービスが好評です。

CloudContract

公式サイト:https://cloudcontract.jp/

CloudContractの特徴とメリット

CloudContractは、他の電子契約システムと同じようにWeb上での契約書管理や契約状況の確認はもちろん、マルチデバイス対応も実現しています。

これにより、PC以外でのスマートフォンやタブレットでの操作が可能で、いつでもどこでも契約が行えるように。

また、合意契約終結の際には出欠確認書をPDFファイルで発行。

加えてブロックチェーンへの登録も行います。

ブロックチェーン上では、書類や取引履歴まで全て厳重に保管しています。

使い勝手の良さと、厳重なセキュリティが魅力の電子契約システムです。

CloudContractの料金

CloudContractの料金は以下の通りです。

プラン名 月額 6ヶ月分一括払い 12ヶ月分一括払い 契約締結1件あたりの費用 アカウント数 契約書送付可能件数
STANDARDBUSINESSプラン 9,980円 49,800円 89,800円 100件/月まで無料(以降は1件につき30円 10アカウントまで無料(以降は1名につき500円/月) 無制限

CloudContractの口コミ

操作方法が難しいものだと、契約相手の年齢によっては使用が難しい場合もあるかと思いましたが、先方の操作としても、面倒な登録も必要ありませんし、簡単な操作で契約ができるため、70代の方との契約にも使用できています。コスト・手間の削減として、今後も引き続き活用していきたいと考えています。

引用:https://cloudcontract.jp/

CECTRUST

公式サイト:http://www.construction-ec.com/cectrust/index.html

CECTRUSTの特徴とメリット

CECTRUSTは、現場の契約書式での導入が可能なシステムで開発費は不要。クラウド型でのサービスを提供しています。

社内システムとの連携ツールも提供しており、自社の既存システムを変えずに利用できることがメリット。

10年単位の原本保管が可能で、関連する法令の遵守しており、安心な保管を実現しています。

サポートサービスはかなり手厚く、導入対応から運用まで総合的にサポートしてくれます。特に、取引企業への事前説明会は必要書類の準備利用手続きのマニュアルを用意。ヘルプデスクも設置しており、導入から運用までスムーズさを欠かさずに行えます。

CECTRUSTの料金

CECTRUSTの料金は個別見積もりとなるため、詳細は問い合わせが必要です。

CECTRUSTの口コミ

CECTRUSTの口コミは見つかりませんでしたが、丁寧なサポートが好評のサービスです。

クラウドスタンプ

公式サイト:https://www.cloudstamp.jp/

クラウドスタンプの特徴とメリット

クラウドスタンプは、スムーズな締結の完了や電子証明書の付与はもちろん、タイムスタンプによる改ざん防止も可能です。

本人確認は基本のメール承認に加えて、アクセスコード認証が利用でき、テンプレートも用意。

セキュアな補完機能も搭載しています。

検索機能もついており、契約署名で契約書の検索が可能。

今後のアップデートでは、契約期間や本文の検索も実現できるようになるそうです。

まさに電子契約システムのスタンダードのようなシステムとなっています。

きめ細かいサポートが特徴で、電話から訪問まで行い問題を解決してくれる点が心強いサービスです。

クラウドスタンプの料金

クラウドスタンプは個別見積もりとなるため、詳細は問い合わせが必要です。

クラウドスタンプの口コミ

クラウドスタンプの口コミは見つかりませんでしたが、電話から訪問まで行うきめ細かいサポートが好評のサービスです。

サインナップワン

公式サイト:http://www.purchaseone.info/signup-one/index.html

サインナップワンの特徴とメリット

サインナップワンは、取引基本契約書や商品売買契約書・業務委託契約書などと適合性の高いクラウドサービスの電子契約システムです。

セキュリティ面としては、最も簡単で安全と言われるワンタイム証明書技術を採用。

このワンタイム証明書は、一度発行された電子証明書とPINコードを署名が完了した時点でサーバーから即座に削除するという技術です。

バックアップも保管しているので、万が一に備えた対策も万全。

まさに、世界最高レベルの安全性を誇るサービスと言えるでしょう。

また、ヘルプデスクサービスも完備。

このヘルプデスクサービスは自社だけではなく、取引先も含めて無料で利用できます。これにより、電子契約導入時の取引先からの問い合わせが殺到して業務に支障をきたす、といったリスクの軽減にもなっています。

サインナップワンの料金

サインナップワンは個別見積もりとなるため、詳細は問い合わせが必要です。

サインナップワンの口コミ

基本契約締結のために多額の印紙税を払っていましたが、サインナップワンの導入により、新規取引先1,000社との契約業務でも印紙代や紙代・郵送代を大きく削減できました。

電子契約システムのメリット・導入すべき企業

電子契約システム導入すべき企業は、以下のような企業です。

  • コスト削減をしたい企業
  • 契約書に関わる業務の効率化をしたい企業
  • コンプライアンスを強化したい企業

ひとつずつ解説していきます。

コスト削減をしたい企業

コスト削減は電子契約の大きなメリット。

従来の契約形態になると、

  • 契約書の紙代、印刷代、製本代
  • 郵送費(直接契約書を持っていく場合は交通費)
  • 契約に関係する社員の給与
  • 収入印紙代

が発生しますが、電子契約サービスを利用することでこの全てを削減することができます。

紙媒体の書面契約の場合だと、金額や内容によって収入印紙を貼る必要があります。たとえば、代理店契約書や業務委託契約書の場合は、金額に関係なく4,000円の収入印紙を貼る必要があります。

それが月間年間で何枚にもなると、そのコストは大きなものになります。

その点、電子契約システムであれば、収入印紙代は不要。

利用料は月額10,000円ほどなので、月に2件以上契約をする企業はお得に利用できるといえます。

直接契約契約先に書類を持っていき契約する場合も、交通費、その契約に関わる社員の給与がかかります。

実際に明確化できないコストもあるので電子契約書サービスを利用することで経費を削減できることは明らかです。

契約書に関わる業務の効率化をしたい企業

電子契約システムの最大のメリットは、業務の効率化が実現することです。

  • 契約書の草案作成
  • 内容確認
  • 契約書の作成、原本の印刷
  • 郵送
  • 契約相手に郵送してもらう

と従来の契約形態だと様々な業務を行う必要があります。

しかし、電子契約であれば作業は全てオンライン上で完了。素早い契約の締結にもつながります。

もちろん、契約書はデータ化されているので検索や閲覧も簡単です。

書面の場合は、ファイリングされた膨大な契約書の中から探さなければいけませんが、データ化されていれば一瞬で必要な書類を探し出すことも可能。

大量の契約を行っている場合はロッカーや倉庫など契約書類を保管しておくスペースも必要ですが、電子契約ならインターネット上に保管しておくことができます。

スペースもとらないので、保管場所の削減につながり、書類整理の必要もなくなります。

コンプライアンスを強化したい企業

電子契約システムの導入によって、コンプライアンス強化にもつながります。

電子契約の場合は電子署名がされているので、契約書の改ざん紛失などのリスクがなくなります。

このような契約書の不正や事故の防止ができることは、顧客に対して万全なコンプライアンス対策ができているというアピールにもつながるでしょう。

電子契約システムを導入するデメリット・注意点

電子契約システムを導入するときの注意点は、以下の通りです。

  • 書面での締結が義務になっているものがある
  • 自社社員への説明
  • 取引への説明
  • サイバー攻撃のリスク

ひとつずつ解説していきます。

書面での締結が義務になっているものがある

契約書の中には、書面での締結が義務になっているものがあります。

たとえば、定期建物賃貸契約に関する契約書や訪問販売などに関しては電子化が認められていません。

このような契約を行う、もしくは行う可能性がある場合は、自社社員への説明もしっかり実行しておかなければなりません。

自社社員への説明

文書による契約から電子契約へと変更する場合は、何かと社内の業務フローは変わってしまいます。

実際の操作の仕方やルール使用可能な契約書など、情報の共有として社内で説明を行う必要があります。

同時に仕事のやり方にも影響を及ぼすので、社員の協力と理解を得ることは必須です。

取引先への説明

電子契約システムを導入する場合は、取引先も同じように電子契約システムを導入してもらう必要があります。

導入のメリットや契約方法・サービス料サポート体制などしっかり説明し理解を得る必要があるでしょう。

ですが、電子契約サービスを導入していなくてもメールアドレスだけで契約を行うことができたり、無料登録だけで契約を行うことができるサービスも存在します。

ただ、紙の契約にこだわっている企業も存在します。特に地方であったり地方公共団体等は紙の契約を求められる場合が多いです。

そういった企業に対しては、柔軟な対応を行えるように社内でも周知徹底しておかねばなりません。

サイバー攻撃のリスク

これは何も電子契約システムに限ったことではないのですが、電子データを保管しているサーバーがサイバー攻撃を受けた場合も考えておかねばなりません。

サイバー攻撃を受けた場合、データが止められてしまったりサイトの機能が停止したりといった問題が生じることも。

そういったリスクに備え、データの保管やセキュリティ対策をしっかり行なっている電子契約サービス業者を選びましょう。

電子契約システムを導入するまでの手順

電子契約システムが便利でなことはお分かりいただけたとは思いますが、契約の方式を変更することは社内でもなかなか事例がないことなので、どのように導入をすればよいのかわからない方もいらっしゃると思います。

ここからは電子契約システムを導入するまでの手順をご紹介します。

ある会社で実際に電子契約を導入した手順になるので参考にしてみてください。

①電子契約をする範囲の選定

まずはどの範囲を電子契約に必要なのかを選定します。

様々な契約があると思いますが、導入の時点で全ての契約を電子契約に移行する必要はありません。

まずは比較的利用しやすい、NDAや業務委託契約などの書類を移行してみることがおすすめです。

また、社内書類を電子契約にしてみてスモールスタートをする方法もあります。

②電子契約システムの選定

電子契約システムの選定を行います。利用会社の段階では、どのサービスも無料でお試しができますのでまずは候補となるサービスを選定しましょう。

おすすめは

  • Agree→人気、実績No.1、GMOが運営でセキュリティが安心
  • クラウドサイン→弁護士が監修で大きな契約でも確証性がある
  • NINJA SIGN→有料プランが最安値、使いやすさが魅力

の3サービスです。

③電子契約のワークフローを決める

実際に電子契約を行う際のワークフローを整備します。

紙で行っていた際の紙には現れなかった、暗黙の了解や事前決済などがあると、電子契約の作業が滞ってしまう可能性もあります。

全契約で電子契約を行うためにも、ワークフローを細かく決めましょう。

特に在宅勤務やテレワークを前提とする場合は決裁権限の移譲と細分化をしておきましょう。

④実際に活用してみる

実際に活用していくフェーズになります。

まずは無料プランの範囲内で契約を行ってみましょう。

実際に活用すると、事前に決めたワークフローの抜け漏れなどが出てくるためブラッシュアップをしておきましょう。

⑤導入稟議を起案する

実際に利用したメリデメなども踏まえて、導入稟議を起案しましょう。

製品比較、予算確保、押印フロー・社内規程が整備されているので後は相見積もりをし稟議を起案するだけです。

実際に導入事例なども各サービスの公式サイトに公開されているので、自社業種と近しい業種を稟議参考資料として添えると効果的です。

電子契約システムの導入事例

オンライン秘書が現場で活躍している事例をご紹介していきます。

事例1:1ヶ月かかる締結を3日で終了

A社は様々なサービスを提供している総合フィットネスサービスです。

トレーナーとの契約は様々で、1000人以上のトレーナーが所属しており契約の複雑化のため従来の契約書だと全トレーナーが契約を完了して確認をするのに約1ヶ月かかっていました。

電子契約システムを導入することにより複雑化していた契約を一括でまとめられるようになり、各トレーナーの契約もネット上で確認できるので、契約の進展状況も簡単に確認できるようになり、契約担当の負担が激減。

契約更新の通知もネット上で行ってくれるので更新漏れもなくなりました。

事例2:郵送費、収入印紙代削減で経費削減

B社は経営コンサルタントを行っており、地方に取引先が多い企業です。

契約を配送するために書類郵送を行いますが、月に契約書類が100を超えることもあり各書類で収入印紙を貼っていました。

実際に契約が必要なので必要経費として捉えていましたが、コロナウイルスの問題もありテレワークを行うことになり、社員が出社することが難しくなったため、電子契約を導入しました。

契約のために社員が出社しなくてもよくなるという本来のメリットを享受できたことはもちろんですが、それ以上に契約に関する経費を削減することに成功しました。

まとめ:電子契約システムを利用して業務効率化

1位:Agree

GMOが運営、人気・セキュリティ・シェア共にNo.1
電子認証局と連携し契約の有効性も十分。
無料で試すことができる

2位:CloudSign

弁護士が監修して開発。
訴訟サポート付き

3位:NINJA SIGN

有料プランが最安値・使いやすさが魅力

このように、電子契約業務の効率化を期待できるシステムである予電子契約システム。

しかし、各サービスの特徴や費用もさまざまです。各システムのどのような機能を重視するかも、サービス選定の重要なポイントとなります。

契約の効率化と管理負担の削減を目指して、この記事を参考によく検討して活用しましょう!