出張管理システムのおすすめ10選を比較!無駄を省く出張経費管理をしよう

出張管理システムは、出張時の経費管理からホテルの予約管理まで一括管理できるシステムです。

万が一の際に自社社員の安否確認を取り、通常時でも適切な経費申請ができているか確認したい場合には導入必須のシステムと言えるでしょう。

しかし、「出張管理システムが多くてどれが自社に適しているかわからない!」と思っていませんか?

今回はそんな疑問を解消する「出張管理システムのおすすめ」や、出張管理が必要な理由・メリット・注意点について紹介・解説をします!



出張管理が必要な理由

出張管理が必要な理由は、現状企業が抱えるに出張管理の課題に大きく関係しています。ほとんどの企業では出張に関する規定があり、管理を行えば問題ないように思えます。

しかし、その背景には以下のような問題があるのです。

  • 従業員が出張規定を理解していないケースがある
  • 75%で規定違反が発生している
  • 危機管理が遅れをとっている企業が多数

上記のような問題点があり、従業員・企業ともに現状の出張管理への問題意識が問われています。

一般社団法人 日本CFO協会によれば、従業員が出張の規定を完全に理解していると回答した企業はわずか3%でした。

また、理解が不十分は29%、上司によるチェックも41%が充分に行われていないといった結果になっています。不正請求のような規定違反は75%発生しており、企業コンプライアンスの面でも、危機感を持つ必要があると言えます。

さらに、危機管理の面では、昨今の災害の多さから企業としても意識が高くなっているでしょう。ところが、有事の際に出張している社員に即座に安否確認ができる企業は、全体の23%と企業の意識と現状がマッチしていないのです。

これらの問題を解決するためにも、充分な管理ができる出張管理システムの導入は必須です。

出張管理システムのおすすめ10選!

Racco(ラッコ)

公式サイト: https://travel.rakuten.co.jp/corporation/

Racco(ラッコ)の特徴とメリット

Racco(ラッコ)は予約データの一元化が可能です。ばらばらになってしまいがちな、出張予約データを管理画面に集約しており「誰が・いつ・どこで・いくら使った」をリアルタイムに把握できます。

法人プランであれば、特別なプランの利用が可能なので、従業員の満足度高められるでしょう。

さらに、ホテルや航空券・レンタカーに関しては、月ごとに請求書にまとめて一括請求。
出張者の建て替えや経費精算の手間も防ぐことができます。

また、災害時のリスク対策としても、万全です。予約データはリアルタイムに反映されるので、災害時にも社員の動きが把握できます。

このような管理ができて、Racco(ラッコ)無料で利用できます。経費をかけずに出張周りのコストや危機管理ができるサービスとして、多くの企業に導入されているのです。

Racco(ラッコ)の料金

Raccoは無料で利用できる出張管理サービスです。

Racco(ラッコ)の口コミ

面倒というか、手間だなと感じ始めたときに、『Racco』のことを思い出しました。また、改めてチェックしてみると社員の宿泊予約において、楽天トラベルの利用率が高いことがわかった。それなら法人契約をして『Racco』を使ったほうがいいのではないかと考えました。

引用:https://travel.rakuten.co.jp

GBT NTA

公式サイト: https://www.gbtnta.com/jpn/

GBT NTAの特徴とメリット

GBT NTAは、自社のニーズに合わせたカスタマイズができます。

アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行が持つノウハウを活用した出張管理システムです。
このノウハウによって、自社の特性や出張ニーズにあったトラベルプログラムの運用と導入を可能にしており、出張手配にはじまり、データ収集・一括管理や分析もできます。

しかし、GBT NTAの最大の特徴は、そのネットワークの広さ。GBT NTAの有する世界約140カ国のネットワークを利用して、災害時であってもサービスの継続提供が可能になっています。

災害時の安否確認がサービス停止によってできないといった事態へのカバーをしっかり行っている出張管理といえるでしょう。

GBT NTAの料金

GBT NTAの料金は公表されていないため、詳細は問い合わせが必要です。

GBT NTAの口コミ

GBT NTAは予約窓口が一本化されているのでコンプライアンスの遵守につながっています。
出張経費データの集約と予算の管理が徹底できるので大幅なコスト削減を実現しています。

じゃらんコーポレートサービス

公式サイト: https://www.jalan.net/jalan/doc/jcs/

じゃらんコーポレートサービスの特徴とメリット

じゃらんコーポレートサービスは、導入企業15,000社以上の実績を持つ出張管理サービスです。「じゃらんnet」で有名なリクルートが提供しているサービスで、出張の一元管理とトータルコストの削減が可能。

「じゃらんnet」を活用した全国25,000軒以上の国内最大級の施設数から宿泊先を選択でき、プランの絞り込みもできます。プランの絞り込みによって、宿泊規定に準じない宿泊料金の検索や予約を防止しています。

また、支払いも法人一括払いや社員の立替が自由に選択可能です。支払い時にPontaポイントが貯まるので、ポイントを有効活用した経費削減ができることも導入企業の多さの秘密となっています。

じゃらんコーポレートサービスの料金

じゃらんコーポレートサービスは無料で利用できます。

じゃらんコーポレートサービスの口コミ

じゃらんコーポレートサービスの口コミはネット上で見つかりませんでしたが、導入企業15,000社以上の実績と無料の運用費が好評なサービスです。

Bzit

公式サイト: https://www.jtb.co.jp/bzit/

Bzitの特徴とメリット

Bzitは、出張者にとっても管理者にとっても、どちらにも便利なサービスが特徴です。飛行機や新幹線・宿・ホテル・パッケージツアーといった チケットの一括手配が可能。

さらに、オプションの電子承認機能を追加すれば、より効果的な管理運用が可能です。

支払いに関しても、法人の一括払いが選択でき、出張に関わる一連の業務を効率よく一元管理できます。

予約データの管理もでき「いつ・誰が・どこで・どうやって行って・どれくらい使ったか」まで可視化。これにより、規定遵守の徹底や内部統制の強化にも効果があります。

また、交通費の面では回数券や割引運賃の優先利用も促進しているので、経費削減が期待できます

導入は、インターネット環境があれば手軽な導入と万全なサポートが実現。導入時の標準マニュアルのオンライン提供や説明会は、管理部門にとっても非常に嬉しいサポートと言えるでしょう

Bzitの料金

Bzitの料金は完全個別見積もりとなるため、詳細は問い合わせが必要です。

Bzitの口コミ

Bzitの口コミはネット上で見つかりませんでしたが、2,000社近い導入実績と多くのユーザーが利用している出張管理サービスです。

SAP Concur

公式サイト: https://www.concur.co.jp/travel-booking

SAP Concurの特徴とメリット

SAP Concurは、海外のテロや事故などの出張者の危機管理や対応を、速やかに実現する出張管理システムです。コスト削減やガバナンスの向上を同時に実現するため、管理者の悩みを一掃できることが特徴。

出張申請に対する上長の承認や却下に加え、社員からの出張申請の変更などを見える化でき全プロセスの網羅も非常にしやすいです

モバイルアプリにも対応しており飛、行機ホテルレンタカーと言った手配を最適化しています。TripIt Proの利用で、フライト情報やゲート変更などをプッシュ通知で受け取ることも可能です。

さらに、Eレシートによって経費の入力の自動化を行い、面倒な経費精算からの解放も期待できます

SAP Concurの料金

SAP Concurは完全個別見積もりとなるため、詳細は問い合わせが必要です。

SAP Concurの口コミ

SAP Concurの口コミはネット上で見つかりませんでしたが、海外リスクに強く、直感的な操作が好評のサービスです。

Dr.Travel

公式サイト: https://lp-travel.keihi.com/

Dr.Travelの特徴とメリット

Dr.Travelは、出張時にかかる手間を大幅に削減しており、データのリアルタイム一元管理が可能な出張管理システムです。

これにより、社内の安全危機管理ガバナンスの強化にもつながり、 有事の発生時には大使館や関係各所への連絡などにも対応しています。

プロによる良質なプラン作成を実現しており、安全かつリーズナブルなプランを追求。管理者にとっても効率化された承認作業ができます。そのプランは、各社ごとの出張規定に沿った提案で出張者による不正を表示できます。

経費精算は一括で、立替払いの負担や手続きの手間を削減可能です。

サポートもチャットの利用によって非常にスムーズで、気軽な問い合わせ・ちょっとした疑問の解消も実現しています

Dr.Travelの料金

Dr.Travelの料金は完全個別見積もりとなるため、詳細は問い合わせが必要です。

Dr.Travelの口コミ

Dr.Travelの口コミはネット上で見つかりませんでしたが、きめ細かいサポートと確かな機能が好評なサービスです。

J’sNAVI NEO(ジェイズナビネオ)

公式サイト: https://www.jtb.co.jp/jsnavi/lp/

J’sNAVI NEOの特徴とメリット

J’sNAVI NEOは、シリーズ 導入企業数 400社以上・ユーザー数60万人以上の導入実績がある出張管理サービスです。国内外のチケット手配も出張申請と同時にできるので、出張管理を手間なく行えます。

予約状況は申請書と連携しているため、実績データを精算書に直接入力。これによって、出張者はもちろん管理者のチェックや承認の手間も大きく削減可能です。。

導入時は専任の SE がサポートしてくれ、運用設計や初期設定といった開始までの作業を大きくフォローしてくれます。

加えて、稼働後のサポート体制も充実しており、常設されたカスタマーサポートセンターによって疑問や不安を素早く丁寧な解決が可能です

さらに必要であれば、有償で管理者用一般社員用のマニュアルと動画マニュアルの準備もあります

J’sNAVI NEOの料金

J’sNAVI NEOの料金は公表されていないため、詳細は問い合わせが必要です。

J’sNAVI NEOの口コミ

J’sNAVI NEOの口コミは見つかりませんでしたが、シリーズ導入500社以上・ユーザ80万人以上と実績あるサービスです。

BORDER

公式サイト: https://border.co.jp/

BORDERの特徴とメリット

BORDERは、独自のチャットシステムによって、まるで社内に旅行会社のスタッフがいるかのような出張手配を受けられます。

このチャットシステムによって、フライトやホテルをすべてクラウド上で一元管理。数々の面倒な業務から解放され、本来のビジネスに集中できるようになります。

また、昨今のビジネスのグローバル化に伴い、海外出張に関する課題を解決しています。テクノロジーの力を最大限活用し、自社の希望に合わせた事務コストや出張者の安全管理を考慮。

世界各国の通信社が配信している安全情報を共有し、出張者が安心して出張ができるようにフォローしてくれます。

BORDERの料金

BORDERの料金は基本無料で利用できますが、出張手配を利用する場合は1,000円/名が必要です。

BORDERの口コミ

BORDERにアクセスすればすべてのフライト情報が入っているので、手配の都度自社サーバーに情報を保存する手間も無くなり、作業が簡素化されました。
また、導入を機に経理などの関係部門と検討会を行い、月末の経費処理についても見直し、工数削減が図れました。

引用:https://border.co.jp

BT-Compass

公式サイト: https://www.aeoncompass.co.jp/wfm/c1.html

BT-Compassの特徴とメリット

BT-Compassは、独自の出張システムにより航空券新幹線宿泊予約を一括管理できるサービスです。

この一括管理により、旅費交通費に関わる分析を行い直接・間接経費を問わず削減でき、コンプライアンス強化にもつながります

出張者の利便性にも優れており、JAL オンラインやじゃらんコーポレートサービスといったサイトを統合。
BT-Compassの導入だけで、出張手配はスムーズになるでしょう

さらに、利用便の時間帯の変更や宿泊先の柔軟な変更も可能で、出張者・管理者問わず好評なサービスです。また、レポート機能による事務作業の軽減や、一括支払いによる相談業務の簡略化が可能です。

BT-Compassの料金

BT-Compassの料金は公表されていないため、詳細は問い合わせが必要です。

BT-Compassの口コミ

ただ外側から見えない部分がレクチャーによってよく分かり、外側から見える店舗の戦略との関連性がよく分かり勉強になりました。また、現地での短い旅行期間で最大限の学びが達成できるよう、事前の下調べや現地との連絡をこまめにしていただく事で出発前の不安感もなく、安心して出発する事ができました。

引用:https://www.aeoncompass.co.jp

エアトリBTM

公式サイト: https://biz.skygate.co.jp/

エアトリBTMの特徴とメリット

エアトリBTMは、海外出張も国内出張にも強みを持つサービスです。国内航空券の最大手株式会社エボラブルアジアと海外航空券旅行最大手株式会社エアトリが連携しています。この両社の強みを活かした一括管理で、コストの大幅削減を実現しているのです。
もちろん請求は一括請求なので、仮払いや立替精算の手間も削減可能。

無料で利用できるので、導入コストもランニングコストも大きく削減できます。

さらにコンシェルジュサービスがあり、 専属の担当者が自社の要望に応じた最適プランを
提案。
このコンシェルジュサービスによって、融通性や利便性に優れた、安心で便利な出張の実現につながっています。

エアトリBTMの料金

エアトリBTMの料金は公表されていないため、詳細は問い合わせが必要です。

エアトリBTMの口コミ

スマートフォンで楽々予約できるので出張中でも助かります
経費の面でも出張費を10%削減でき管理部門として事後精算における不透明な部分を解決できたので良かったです

出張管理を導入すべき企業

出張管理を導入すべき企業は、以下のような企業です。

  • コスト管理をしたい企業
  •  出張経費を可視化したい企業
  • 出張手配のルールを厳格化したい企業

ひとつずつ解説していきます。

コスト管理をしたい企業

出張管理サービスは、コスト管理を徹底したい企業にもおすすめです。

出張管理サービスの中には、様々な法人割引が受けられるものも多くなっています。出張先や頻度のような自社のスタイルに合わせたり、出張手配そのものに改善したい部分を考慮したりすれば コストの削減に大きくつながります。

また、マイレージやポイントを貯めることで、コストの削減も期待できます

出張経費を可視化したい企業

出張管理サービスの導入によって、個人の出張先や回数・費用いった部分が一覧で確認できます。これにより、自社の規定に沿った適正な経費利用がされているかどうかのチェックも可能です。

また、そのデータを分析することによって、経費削減に向けてPDCAサイクルを実施して、より効率的な出張経費の管理もできるでしょう。

出張手配のルールを厳格化したい企業

出張管理サービスの最大のメリットは、出張手配のルールの厳格化が可能な点です。宿泊金額の上限の設定や規定に沿った自動チェックも可能になり、違反の防止にもつながります。

さらに、安否確認のルールの厳格化にもつながり、テロや災害時のリスクマネジメントに活用可能。出張手配のルールやリスクマネジメントまで含めた、出張のルールを確立させることができます。

出張管理を導入するときの注意点

出張管理を導入するときの注意点は、以下のようなものがあります。

  • そもそも出張規定の理解が不十分な従業員がいる場合
  • 海外航空券の指定がされていない場合
  • 上司の出張経費に対するチェックが不十分な場合

ひとつずつ解説していきます。

規定の理解が不十分な従業員がいる場合

出張管理サービスは出張旅費規程に沿った導入が可能ですが、最低限の自社の出張旅費規程への理解は必須です。

社内ルールを理解することは当然のことながら、そもそもの部分を理解しておかないと、出張管理サービスそのメリットを最大限に活かすことは難しくなってしまうでしょう。

また、基本ルールを十分に理解していない段階で出張管理サービスを導入してしまうと、従業員は必要以上に管理されてしまっているような気持ちになるかもしれません。

そういった意味でも、事前に社内ルールを従業員に意識づけておく必要があります。

海外航空券の指定がされていない場合

海外出張における航空券を明示していない企業は、およそ半分と言われています。これは、会社側から従業員に海外出張時の航空券の規定についてアナウンスしきれていないことから起こっています。

海外出張は交通費が高額になることも多く、自社の利益を少しでも増やすには海外出張のコスト削減も考えなくてはいけません。

前述の理由と同じく、こちらも事前に社内ルールを従業員に意識づけておきましょう

上司の出張経費に対するチェックが不十分な場合

出張管理サービスを導入すれば一元管理が可能になり、出張旅費費用のチェックは導入前よりも簡単になります。

とはいえ、そもそものチェックが不十分であれば、思わぬ部分で経費が多く発生してしまうかもしれません。

もちろん、そういったミスは出張管理サービスの導入によって大きく削減はできますが チェックをする側の意識もしっかり持っていく必要があります。

まとめ

より確実な出張管理において導入必須の出張管理システム。

しかし、各サービスの特徴や費用もさまざま。

無料のサービスもあり、なにを重視して導入するかによっても、迷うポイントになるかもしれませんね。今回紹介したサービスをはじめ、導入によって出張管理の徹底につながるので、よく検討して活用しましょう!